Adóhatósági ellenőrzés

Utólagos és kiutalás előtti ellenőrzést folytat le az adóhivatal vagy operatív, azonnali vizsgálatot (ez utóbbira legjellemzőbb a nyugtaadás vizsgálata). Ez vonatkozhat egyes adónemekre, de gyakran indítanak átfogó vizsgálatokat. Ez utóbbiak ellenőrzéssel lezárt időszakot eredményeznek, melynél önellenőrzés már nem végezhető.

Az egyes adónemekre vonatkozó vizsgálat ellenőrzéssel lezárt időszakot nem eredményez.

Az Adóhatóság a vizsgálatot értesítéssel kezdi meg. Ez történhet személyesen, telefonon vagy levélben is.

Az adóhatóság a nyilvánosan elérhető adatok körével bővíti a célzott kiválasztási rendszerében kezelt adatok körét és azokat bizonyítékként felhasználhatja. (pl. internetes megjelenések!)

Az ellenőrzés megkezdését 1 alkalommal lehet kérni, hogy halasszák el, ez viszont nem vonatkozik az egyes gazdasági események valódiságának esetére.

Az ellenőrzés megkezdéséről az adóhivatal nem küld értesítést, az ellenőrzés a megbízólevél kézbesítésével veszi kezdetét. (ezt akár telefonon is megtehetik!)

2014-től új változás: az ellenőrzés megkezdéséről a NAV elektronikusan is kiértesítheti az adózót. Ekkor az ügyfélkapura érkezik az értesítés, és ha rákattintunk, akkor az már átvett/olvasott levélnek számít, ami egyben az ellenőrzés megkezdését is jelenti.

Fontos, ha megnézed, akkor olvasd is el, mert levél már nem fog érkezni, és az ellenőr elérhetősége, a vizsgálat időpontja, a vizsgált adónem, a szükséges dokumentumok listája szintén ebben a levélben található.

Mellőzhető ez a kézbesítés is, ha fennáll az adatok megváltoztatásának lehetősége.

Webáruházakat is ellenőriz az Adóhatóság 2012-től próbavásárlással. Az adóhatóság csak akkor köteles felfedni magát próbavásárlás során, ha jogszabályba ütköző szabálytalanságot talál.

Speciális ellenőrzési típus:

Gazdasági események valódiságának vizsgálata: fiktív ügyletek keresése, nem jelent ellenőrzéssel lezárt időszakot, bűncselekmény gyanúja esetén történik. Indokolt esetben az adózó önellenőrzésre kötelezhető.

Ha telefonon hív az Adóhatóság…

Amennyiben a vállalkozó vagy könyvelője úgy érzi, hogy nincs minden rendben a könyveléssel, bevallásokkal, úgy a telefonos megkeresést vissza lehet utasítani és kérni a postai utat. Így az ellenőrzés nem kezdődik meg, és annak megkezdéséig még van mód önellenőrzés lefolytatására és bevallás benyújtására. Az ellenőrzés megkezdésének időpontjától (pl telefonos megkeresés elfogadása, postai tértivevényes levél átvételének dátuma) már nincs lehetőség önellenőrzés lefolytatására, viszont ha az adóhatóság találja meg a hibát, az adóbírsággal (mulasztási bírság) jár, ami mindig magasabb, mint az önellenőrzési pótlék (nagyságrendekkel).

Mit tegyünk, ha személyesen indulunk a NAV-hoz ellenőrzésre: 

1. készüljünk fel lelkileg  Adóellenőrzés

2. a kiküldött értesítésben tételesen felsorolt dokumentumokat szedjük össze, rendszerezzük

3. egyeztessünk adótanácsadónkkal, könyvelőnkkel, hogy neki is jó legyen az időpont

4. ne menjünk egyedül!

5. ha valamit nem értünk pontosan, akkor kérdezzünk rá a könyvelőnél, vagy hívjuk fel nyugodtan az adóellenőrt, és kérdezzünk rá, hogy pontosan milyen dokumentumra lesz szüksége az ellenőrzés lefolytatásához (az a kérdés nem visz előre, hogy miért pont engem ellenőriz a hivatal?! :))

6. Amit a legjellemzőbben mindig kérnek:

– vevő-szállító számlák

– bankkivonatok

– pénztári bizonylatok

– ha munkaügyre is kiterjed az ellenőrzés: a bérszámfejtés bizonylatai, munkaszerződések, jelenléti ívek, kifizetések

– ha áfa ellenőrzés: áfa bevallások, az azokat alátámasztó részletező kimutatás (analitika)

– szerződések, teljesítés igazolások, megrendelések

– szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartása

– számviteli szabályzatok

7. időben érkezzünk, ne várakoztassuk meg a NAV ellenőrét (az ő ideje is be van osztva, nem csak a miénk, és mi sem szeretünk feleslegesen várni)

8. ha bármi közbe jön, vagy nem érünk oda időben, csak késve, vagy egyáltalán nem: azonnal hívjuk, kérjünk elnézést, és jelezzük a késés nagyságát, ha pedig nem tudunk menni, akkor annak okát és rögtön kérjünk új időpontot

9. vigyük magunkkal a cégünk aláírási címpéldányát, hogy lássa az ellenőr, hogy jogosultak vagyunk az aláírásra és a levélben kiküldött megbízólevelet is.

10. személyi igazolvány, lakcímkártya, adóazonosító, ha a könyvelő is elkísér: könyvelői igazolványa és az ő személyes igazolványai szintén

11. Adóhivatalba érkezéskor: portán a biztonsági őr beregisztrálja, hogy kihez jöttünk, elkéri a személyi igazolványt, és kapunk egy lapot (ezt az ellenőrtől való elköszönéskor az ellenőr majd aláírja) és egy kitűzőt (van ahol kötelező hordani, van ahol elég, ha a kezedben viszed). A biztonsági őr telefonon értesíti az ellenőrt, hogy megérkeztünk.

12. Az ellenőr felkísér az irodába, ahol először azonosít, hogy jogosult vagy-e a céged, vállalkozásod képviseletére, majd elkéri sorban azokat a dokumentumokat, amelyeket a levélben felsorolt. Beszélni fogtok a vállalkozásodról, ha nem kérte, hogy erről egy írásos tájékoztatót készíts. Ha kérte, akkor ebben csupán azt kell felsorolni, hogy milyen tevékenységekkel foglalkozik a cég, ez egy mini bemutatkozás, hogy jobban megismerjék a céget, és értsék, hogy pl. bizonyos költségeket miért számoltok el.

13. Ha minden iratot átvett az ellenőr, akkor erről jegyzőkönyvet készít, amit aláírás előtt mindenképpen olvass el. (Mint mindent, amit aláírsz!)

14. Az ellenőrzés megkezdéséről és az ellenőrzési programról is kapsz majd egy-egy dokumentumot.

15. Az első alkalommal több nem is szokott történni. 🙂

16. Ha kapcsolódó vizsgálatot folytat az ellenőr, akkor egy szóbeli nyilatkozatot kér valamely partner vállalkozással kapcsolatban (ez lehet vevőd, de beszállító partnered is). Ha ideges és feszült vagy, akkor kérheted, hogy a kérdésekre írásban válaszolj, hiszen például egy két évvel ezelőtti ügyletről esélyes, hogy fejből nem tudsz minden apró részletre  válaszolni, de ha utána nézel az cégedben, akkor igen.

Ez esetben a következőkre szokott kíváncsi lenni:

– ismered-e egyáltalán (akár névről is) a céget

– kivel áll a céged ott kapcsolatban

– van-e egymás között szerződésetek

– mióta vagytok üzleti kapcsolatban a partner céggel

– hol és mikor kötöttétek a szerződést

– hol, mikor, hogyan történt a teljesítés

17. Ha van olyan dokumentum, amire még szüksége lesz az ellenőrnek, akkor arról kapsz írásban ott és akkor egy listát és egy határidőt, hogy mikorra kell bevinned személyesen. Ha nem nagy mennyiség, akkor faxon is elfogadják.

18. Érdemes megadni a napközbeni elérhetőségedet, ha az ellenőrzés során még kérdése lenne, akkor utolérjen.

NAGYON FONTOS: lássa az ellenőr, hogy együttműködő vagy, és szeretnéd segíteni a munkáját, hogy ő is pozitívan álljon a cégedhez.

19. Az ellenőrzés után legyen fél órád, és ülj le a könyvelőddel megbeszélni az ellenőrzésen történteket, hogy a következő fordulóra még felkészültebben menjetek.

20. Ha minden dokumentum az ellenőr rendelkezésére áll, akkor 30 napon belül lezárja az ellenőrzést. Ha mégsem, akkor kiküld egy levelet, amelyben meghosszabbítja az ellenőrzés határidejét. Ez akkor történik rendszerint, ha kapcsolódó vizsgálatot végez, amikor alaposabban ellenőrzi a cég működését, és a partner vállalkozásaitokat is megkeresik, hogy az általatok a könyvelésben szerepeltetett gazdasági események fedik-e a valóságot.

21. Jegyzőkönyvvel zárul az ellenőrzés. A jegyzőkönyv alapos tanulmányozása után van lehetőség azt észrevételezni. Ha nincs negatív megállapítás a jegyzőkönyvben, akkor az ellenőrzés lezárult. Ha hibát találtak, akkor arról a jegyzőkönyv után, az észrevételezésedet is figyelembe véve határozat születik.

22. A határozat jogerőre emelkedése előtt (általában 15 nap) van lehetőség a határozatban foglaltak szerint fellebbezni. Ha úgy gondolod, és dokumentumokkal tudod bizonyítani az igazadat, akkor fellebbezést lehet benyújtani. Ehhez mindenképpen elengedhetetlen adótanácsadó, könyvelő  vagy ügyvéd segítségét igénybe venni.

Operatív ellenőrzés

1. Nyugtaadás ellenőrzése: próbavásárlást tartanak az ellenőrök. Ez nem csak kimondottan termék lehet, egyre gyakrabban vásárolnak szolgáltatásokat. Kiemelt terület már több éve az internetes, online szolgáltatások, webáruházak ellenőrzése.

2. Munkaügyi ellenőrzések: a helyszínen vizsgálják meg, hogy az ott tartózkodó láthatóan munkát végzők be vannak-e jelentve, van-e szabályos munkaszerződésünk, munkaidő nyilvántartást vezetik-e, a szabadságok nyilvántartása a szabályoknak megfelel-e.

3. Induló vállalkozások ellenőrzése: az adóregisztrációs eljárás során, a KOCKERD adatlap visszaküldése után, ha a kockázat elemzés miatt a céget kiválasztják (nem csak induló, az átalakuló cégek is számíthatnak erre), akkor személyesen is jönnek az ellenőrök, hogy az adatlapon beküldött adatok valódiságát ellenőrizzék. Ilyenkor végigkérdezik az adatlapról szinte az összes kérdést ismét, illetve jó néhányat részletesebben is. Elkérik a kötelező számviteli szabályzatokat (ha még nincs, itt tudod megrendelni, ide kattints!), a bérleti szerződést, vagy a használat engedélyt a székhely, telephely használatához. A már dolgozó alkalmazottak szerződéseit, ellenőrzik, hogy időben és megfelelően történt-e a bejelentés.